达2000年度科技事业单位档案管理国家二级标准

主要工作人员：张再兴 周新文 李华宪 周懋蓉 杨海龙

 

     根据云卫办发（1998）213号文件《关于在省级卫生系统开展目标管理工作的通知》精神，我所云发（1998）50号文成立档案目标管理领导小组，决定按国家二级档案标准管理本所档案。经过三年的努力，于2000年10月27日通过了省档案局组织的考核验收，达到科技事业单位档案管理国家二级标准。

多年来， 我所在省卫生厅和各有关部门的领导、关心和支持下，全所干部职工团结拼搏，使我省的疟疾防治工作得到了较快的发展，为保障疟区居民的身体健康和当地的经济建设作出了应有的贡献。与之相适应的疟疾防治研究档案管理工作，在云南省卫生厅档案管理部门和省、地档案局的热情指导和大力帮助下，在过去多年工作的基础上，特别是在1998年以来开展的综合目标管理和晋升云南省科技事业单位档案管理国家二级标准活动中得到了突破性的进展，步入了制度化、规范化、标准化、科学化和初步现代化的轨道。

3            档案工作管理体制：

    我所历届党政领导班子对疟防和科研档案工作都比较重视。1957年建所时就开始建立人事文书档案和财务档案，由办公室统一管理。至1967年，干部人事档案由勐海县委组织部管理，1968年迁入思茅后由地委组织部、人事局代管。1979年后，干部管理人事权下放，全部档案退还单位自行管理。1979年起设资料科（后为科技信息室），负责科技档案和资料方面的工作；1980年4月29日发生火灾后，立即组织专业人员赴各地州防疫站、卫生局、档案馆抄写、复印，加之所内外有关人员的提供，使得我所受损失的资料得以补充完善，至1988年思茅地区开展科技档案检查评比时，受到思茅地区档案部门的好评。1999年成立综合档案室以前，本所办公室和科技信息室为各自分别管理的人事、文书档案和防治、科研、教学档案做了不少基础业务工作；基本完成建所以来的档案立卷工作（此次因达标和计算机现代化管理的需要全部重新分类立卷）。1998年11月拟定我所档案目标管理达标升级计划以来，我所的干部职工特别是领导干部认真学习档案管理法律、法规，全所干部职工统一了认识，增强了档案意识和法制观念，积极支持档案工作，为我所档案综合目标管理打下了坚实的思想基础。

二、档案人员素质：

本所档案专、兼职人员的配备能适应工作的需要。3名专职人员学历为大专毕业2人，大专结业1人；7名兼职档案员学历为大学本科毕业1人，大专毕业4人，中专及以下2人。这些专、兼职档案人员通过外送进修学习、请老师到本所讲课、自学等途经均完成了5门专业课程的学习，具有一定的档案工作基础素质。

三、档案管理现状：

1、库房建设：1999年2月成立了云南省疟疾防治研究所综合档案室，实现了文书、会计、科技等各门类、载体档案的集中统一管理。在事业经费并不宽裕的情况下，于2000年投资 34000余元购置安装档案库房密集架 3组 8列；调整并改造了档案库房，实行了档案库房、办公室、阅览室三分开，为档案综合管理、维护档案的完整性与安全创造了条件。

2、制度建设：1998年11月以来，我所成立了组织，在原有制度的基础上，逐步修改、完善和制定了《云南省疟疾防治研究所档案管理暂行办法》、《云南省疟疾防治研究所档案库房管理制度》、《云南省疟疾防治研究所档案室岗位职责》、《云南省疟疾防治研究所办公室、科技信息室工作职责》、《云南省疟疾防治研究所档案管理人员岗位职责、兼职档案员职责》、《云南省疟疾防治研究所档案保密制度》、《云南省疟疾防治研究所档案借阅制度》、《云南省疟疾防治研究所档案整理制度》以及统计、移交、保管、保管期限等制度、暂行办法、规定等共23个，并将这些制度和办法印发给全所各科室执行，使我所的档案工作有章可循，走上了制度化管理的规道。[NextPage]

3、业务规范建设：我所的档案管理工作从分类立卷抓起，按《机关档案计算机管理》软件的规范要求用计算机进行卷内目录、案卷目录、保管期限等录入工作，所使用的档案装具、备考表、装订线、卷壳等均统一向省、地、市档案部门购买，尽量做到标准统一，整齐规范。日常工作中能严格按《云南省疟疾防治研究所档案分类编号细则》及我所的各项档案管理工作制度、规定、办法和标准来开展工作，以确保我所档案管理工作的规范化和标准化。

 4、在整个档案工作过程中，我所始终坚持质量第一的原则，从文书处理工作，档案的整理编目到上架排放，充分发挥档案网络的作用，严格把好质量关，1986年以来，本所文书、会计、科技等各门类档案的归档率达99.3%，完整率达98.8%，案卷合格率达100%。

    5、基础设施：我所把档案管理现代化纳入了疟防研究事业现代化的整体规划中一起建设和实施，1998年11月2日形成档案目标管理达标升级计划，成立了档案工作目标管理领导小组、档案保密工作领导小组和档案鉴定、销毁小组等组织，1999年2月5日决定成立综合档案室后，当月即为其配备计算机，至2000年9月，建立了劳动人事、防治、科研、教学、外事、财务等28个档案、资料数据库，初步实现用计算机管理档案工作。 

四、档案库藏情况：

    通过我所及各疟区疟防人员几十年的辛勤劳动，目前我所综合档案室集中统一管理的以科技档案为主体的1403卷各类档案中，党群工作档案65卷（永久卷33卷，长期卷32卷）；行政管理档案317卷（永久卷150卷，长期卷142卷，短期卷25卷）；疟疾防治工作档案228卷（永久卷199卷，长期卷29卷）；科研教学档案227卷（科研工作209卷，教学工作18卷），全为永久卷；外事工作档案84卷（永久卷68卷，长期卷16卷）；基本建设工作档案25卷，全为永久卷；设备仪器档案63卷（永久卷39卷，长期卷24卷）；会计档案394卷（凭证342卷，帐簿49卷，报表2卷，其它1卷）（永久卷3卷，定期卷394卷）；声像荣誉实物档案63卷（件）（已归入相关类目计算卷数）。还藏有图书资料209本，疟疾防治资料829卷，外事资料35卷，会务资料14卷。全部档案及资料基本实现了系统化、标准化、规范化管理。现已初步形成具有疟疾防治和科研教学特色的、以科技档案为主体、门类齐全、制度完善、机构健全、管理科学的疟防和科研教学工作档案现代化管理体系。并能面向我省疟防工作的需要，多层次、多形式开发利用档案信息资源，将继续在编史修志、工作考查、科学研究等方面扮演重要角色并发挥重要作用。

五、档案信息的开发利用及编研情况：

与1985年相比，我所的室藏档案门类由人事疟疾防治研究类、文书类、干部职工档案类和会计类增加至2000年的党群、行政、疟疾防治、科研教学、外事工作、基本建设工作、设备仪器、会计等九个门类；案卷总数由1985年的396卷增加到现在的1403卷，相关资料878卷，图书资料209册，形成了档案、资料一体化管理的信息管理中心。到目前为止，已编制了《全引目录》、《案卷目录》、《专题目录》等检索工具，还通过计算机系统提供《档号查询》、《单位字查询》、《责任者查询》、《文号查询》、《文件题名查询》、《主题词查询》、《附注查询》、《载体查询》、《从编查询》、《时间查询》等10余种查询方法，并通过阅览、借阅、复印等多种方式开展有效服务。通过参考利用档案材料，现已编写所志、蚊虫志、论文汇编、大事记、沿革、疟防工作年报等23种档案编研成果。 

 

执笔整理：李华宪

 

本所参加完成获奖成果

 

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